Je weet waarschijnlijk best hoe timemanagement werkt. Prioriteiten stellen, niet op iedere melding reageren, je agenda niet helemaal volproppen en af en toe ook gewoon ‘nee’ zeggen. Toch kan het zomaar gebeuren dat je aan het einde van de dag denkt: ik heb van alles gedaan, maar niet wat ik eigenlijk wilde doen.
Dat komt omdat timemanagement veel minder draait om weten wat slim is dan we vaak denken. De meeste mensen hebben namelijk geen gebrek aan tips, planners of handige methodes. Het wordt pas lastig op het moment dat de werkdag begint en er van alles tussendoor komt. Juist dan spelen gewoontes, verwachtingen en automatische reacties een veel grotere rol.
Weten en doen zijn twee verschillende dingen
Stel: je hebt besloten om vanmorgen eerst twee uur aan een belangrijke klus te werken. Dan komt er een mail binnen met het woord ‘urgent’ in de onderwerpregel. Een collega vraagt of je ergens heel even naar kunt kijken en ondertussen zie je nog drie openstaande berichten waar je eigenlijk gisteren al op wilde reageren.
Voor je het weet ben je een uur verder.
Niet omdat je niet weet dat je focus nodig hebt, maar omdat er onderweg allerlei beren verschijnen. Misschien schiet de gedachte door je hoofd dat je die collega niet kunt laten wachten, voelt het ongemakkelijk om een bericht onbeantwoord te laten of heb je het idee dat je eerst alle kleine dingen moet wegwerken voordat je rustig aan die grote taak kunt beginnen.
Dat zijn precies de momenten waarop timemanagement verandert van een planningsvraagstuk in een gedragsvraagstuk.
Veel tijdlekken beginnen met automatisch gedrag
Sommige gewoontes zijn zo normaal geworden dat je ze nauwelijks meer opmerkt. Je opent automatisch je mailbox zodra er een melding verschijnt, zegt sneller ja dan je eigenlijk wilt of pakt tussendoor toch nog even een klein klusje op omdat dat lekker snel afgevinkt kan worden.
Op zichzelf lijkt zo’n keuze niet zo spannend, maar bij elkaar kunnen al die kleine momenten ervoor zorgen dat je werkdag vooral wordt bepaald door wat er op je afkomt.
Daarom helpt het om niet alleen te kijken naar wat je anders wilt doen, maar ook naar wanneer het misgaat. Op welk moment laat jij je planning los? Welke gedachte gaat daar vaak aan vooraf? En wat maakt het moeilijk om op dat moment een andere keuze te maken?
Als je dat eenmaal begint te herkennen, ontstaat er ook ruimte om iets anders te proberen.
Gedragsverandering ontstaat tijdens je gewone werkdag
Je kunt tijdens een training of workshop prima bedenken dat je voortaan je mail maar drie keer per dag opent. De echte test komt pas de volgende ochtend wanneer je midden in een taak zit en je ziet dat er vijf nieuwe berichten zijn binnengekomen.
Daarom geloof ik niet zo in trainingen waarbij je één dag inspiratie opdoet en vervolgens maar moet hopen dat je het geleerde blijft toepassen. Toen ik zelf nog in loondienst werkte, heb ik behoorlijk wat van dat soort trainingen gevolgd. Ik kwam vaak thuis met goede ideeën, maar zodra de volgende werkdag begon nam de waan van de dag het alweer over.
Wil je gedrag echt veranderen, dan moet je ermee oefenen in de situatie waarin het normaal gesproken lastig wordt. Kies bijvoorbeeld één concreet actiepunt voor de komende week en kijk wat er gebeurt. Misschien besluit je om je mailbox tijdens een focustaak een uur dicht te laten, één verzoek niet direct op te pakken of iedere ochtend bewust te bepalen welke taak die dag écht belangrijk is.
Juist door klein te beginnen merk je waar jouw beren op de weg zitten en wat jij nodig hebt om een ander patroon vol te houden.
Het doel is niet om iedere minuut efficiënt te benutten
Goed timemanagement betekent wat mij betreft niet dat je iedere minuut van je werkdag productief moet zijn. Een agenda die van minuut tot minuut is dichtgetimmerd kan juist voor nóg meer druk zorgen.
Het gaat erom dat je bewuster kunt kiezen waar je tijd en aandacht naartoe gaan, dat je niet automatisch wordt meegesleept door alles wat tussendoor komt en dat je aan het einde van de dag vaker het gevoel hebt dat je bezig bent geweest met wat er echt toe deed.
En daarvoor heb je meestal niet nóg een nieuwe planningstool nodig. Je hebt vooral inzicht nodig in je eigen gedrag én de ruimte om daarmee te oefenen.
Timemanagementtraining voor medewerkers
Merk je dat dit niet alleen bij jou speelt, maar ook herkenbaar is binnen je team of organisatie? In mijn Training Timemanagement voor medewerkers gaan deelnemers niet alleen aan de slag met plannen, prioriteiten en focus, maar juist ook met het gedrag dat ervoor zorgt dat goede voornemens in de praktijk soms verdwijnen.
De training wordt bij voorkeur verdeeld over meerdere momenten, zodat deelnemers tussen de bijeenkomsten door kunnen oefenen in hun eigen werkdag en hun ervaringen meenemen naar de volgende training.
Bekijk de Training Timemanagement voor medewerkers
